忘れがち!? 在宅ワークをする上で押さえておくべきマナーとは?

在宅ワークは、インターネットを介して仕事をする性質上、受注者と発注者が実際に顔を合わせる機会はあまりありません。

仕事に応募する際も、WEBサイトを経由したりメールでの応募がほとんどで、面接どころか電話で会話することもないまま業務が発生し、納品完了を迎えます。

クラウドソーシングを利用すればその傾向はさらに顕著で、受注から納品までの流れはより機械的かつ合理的です。

人と会うのが苦手な方や、コミュニケーションに自信のない方にとって、顔を合わせずに取引ができる在宅ワークはさまざまなメリットがある反面、顔が見えない相手との取引だからこそのトラブルも度々生じます。

クライアントに不安を与えないためには、オフラインでのやり取り以上にビジネスマナーに気を遣う必要があります。今回は「在宅ワークをする上で押さえておくべきマナー」について確認してみたいと思います。

メールのレスポンスはできるだけ早く

在宅ワークでの業務連絡は、メールやチャットツールを通じて行われることが多いです。

基本的に、ビジネスの世界ではメール返信は24時間以内と言われていますが、在宅ワークは”在宅”という言葉からして、自宅でいつでも連絡が取れる状態が望ましいです。

メールの着信やチャットのログなどはマメにチェックし、平日の日中でしたら遅くても数時間~半日単位で返信するのがマナーといえるでしょう。

クライアントによっては、受注者を募集する際に「メールの返信が早い人」を条件にしているケースも少なくありません。それだけ在宅ワークにはレスポンスの早さが求められており、返信が遅くなればなるほど「マナーがなってない」と思われて信頼を失います。

長期間外出する時などは、スマートフォンやタブレットでメールチェックできるよう対処するべきです。

ビジネスメールのマナーを徹底する

インターネット上でのやり取りでは、相手の話し方や表情が見えないので、互いの印象はメールやチャットの文面で判断するしかありません。クライアントによりよい印象を与えるためには、基本的なビジネスメールのマナーに細心の注意を払い、さらに好感度UPできるような工夫が欲しいところです。

ビジネスメールのマナーとして外せないチェックポイントには、以下のものが挙げられます。

文体は丁寧語が基本

クライアントへの文面は、基本的には丁寧語を使うのがマナーです。です・ます調であることはもちろん、「お仕事」、「ご依頼の件」のように「お」「ご」などの接頭語をつけると文章がより感じ良く丁寧に見えます。

付き合いが長くなれば多少フランクな言い回しをする場合もあると思いますが、あくまでもこちらは仕事を受注している側だということを忘れないよう、常に頭の片隅に入れておきましょう。

件名はわかりやすく

メールの件名には、一目見て何の用件か判別できるような書き方が理想的です。「○○の件」、「○○のご連絡」、「○○のお願い」というようなわかりやすい書き方をしましょう。

「初めまして」、「こんにちは」などといった件名は、スパムメールのタイトルにもよく使われるので迷惑メールとして扱われたり、読んでもらえない可能性もあります。

内容は簡潔に

本文の内容は要点を抑えつつ、できるだけ簡潔にまとめましょう。あまりにだらだらとした長い文章は読む相手を疲れさせるだけでなく、内容の印象が薄くなってしまいます。

ある程度の長さになったら適度な改行を入れ、視覚的にも読みやすい文面を心がけて下さい。冒頭の「いつもお世話になっております」や、文末の「よろしくお願いいたします」といった挨拶も忘れずに入れるようにしましょう。

文頭と文末に気を配る

文章の書き出しには、先方の名前や会社名を書くようにします。文末は、クラウドソーシングを利用した場合はともかく、メールのやり取りの場合は最後に署名と連絡先を入れるのがマナーです。

ビジネスメールでは当たり前のようなことも、一度も会ったことがない相手だとおざなりになってしまいがちなので、書き終わったら毎回内容を確認するクセをつけることが大事です。

納期厳守は当たり前

在宅ワークに限った話ではありませんが、ビジネスマナーの基本として、納期以内に仕事を完了するのはもはや常識です。

仕事が終わるのが早ければ早いほどよいのかも知れませんが、納期以内であれば多少遅くても構いません。ただし、納期を過ぎてしまうことだけは絶対に避けましょう。

万が一、納期が遅れそうな時は、できるだけ早めにクライアントに連絡する必要があります。間違っても締切日当日や、過ぎてから連絡してはいけません。信頼を失うばかりか、場合によっては先方に多大な迷惑をかける可能性があります。

急な不幸や家族の病気などの事情で遅れるのはやむをえませんが、一度引き受けたからには何があっても納期を守るのが在宅ワークとしてのマナーです。不慮の事態やトラブルなどで仕事ができなくなることも想定し、日頃から納期に余裕を持ったペースで仕事を進めるよう努力したいところです。

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